Mala i srednja poduzeća često podcjenjuju važnost IT dokumentacije. Sve dok sustav funkcionira, nitko ne razmišlja o tome tko zna lozinke, gdje se nalaze backupi, tko ima pristup čemu i kada je zadnji put ažurirana oprema. Problem nastaje tek kada dođe do prekida u radu, promjene osoblja ili ozbiljnog sigurnosnog incidenta – a tada je već kasno.
U nastavku donosimo pregled osnovnih IT informacija koje svako MSP poduzeće treba imati dokumentirane – i koje najčešće nedostaju.
1. Popis korisničkih računa i pristupnih podataka
Tko ima pristup kojim sustavima? Koje su uloge i prava pristupa?
Tvrtke često ovise o jednoj osobi koja "zna lozinke", što postaje veliki rizik ako ta osoba ode ili postane nedostupna.
Idealno je koristiti password manager, ali uz to i imati backup dokumentaciju s ažuriranim pristupima pod sigurnosnom kontrolom.
2. Popis uređaja i softvera (IT inventar)
Koje računalo koristi koji zaposlenik? Koji su modeli, serijski brojevi, datumi nabave, licence softvera, garancije?
Bez inventara, teško je planirati nadogradnje, servise ili budžet. Kvarovi se tada saniraju "na slijepo".
3. Mrežna infrastruktura
Shema mreže – gdje se nalazi router, switch, firewall, server, printeri, backup uređaji? Koje su IP adrese, lozinke za pristup, konfiguracije?
Bez ovih podataka, intervencija na mreži traje višestruko duže.
4. Backup plan i lokacije podataka
Gdje se rade backupi? U kojoj formi? Koliko često? Jesu li testirani?
Velik broj MSP-ova vjeruje da se backup "nekako radi", ali nema dokumentiran postupak, lokaciju ili raspored. To je ogroman rizik.
5. Servisna i kontakt dokumentacija
Tko održava IT sustav? Koji je kontakt za hitne intervencije? Ima li važeći ugovor o održavanju?
U kriznim situacijama vrijeme je ključno – a ako treba kopati po starim mailovima da se pronađe broj servisa, šteta je već nastala.
6. Evidencija promjena i događaja
Kad je nadograđen OS? Tko je dodao novog korisnika? Kada je zadnji put zamijenjen hardver?
Bez osnovnog loga aktivnosti nema traga što se mijenjalo i zašto, što otežava dijagnostiku i podršku.
Zaključak
IT dokumentacija nije luksuz, nego osnovna zaštita MSP poslovanja. Ona omogućava brže reakcije, bolju sigurnost i jednostavnije upravljanje sustavima – pogotovo kada dođe do promjene osoblja ili vanjskih IT partnera.
Ako niste sigurni odakle krenuti, obratite se IT partneru koji može napraviti inicijalnu procjenu i strukturirati sve ključne informacije. Jer kad dokumentacija postoji – i problemi se rješavaju brže.
